Versie : 1
Ingangsdatum : 08 april 2013
Publicatiedatum : 07 april 2013
Datum vorige versie : NVT
ARTIKEL 1 – ALGEMENE LEDENVERGADERING
1. Amendementen op voorstellen
Amendementen op voorstellen komen slechts in stemming, wanneer zij, behalve door de voorsteller, door tenminste twee andere leden worden ondersteund.
ARTIKEL 2 – LIDMAATSCHAP EN DAARAAN VERBONDEN BEPALINGEN.
1. Leden/procedure verkrijgen lidmaatschap.
Een ieder die als lid tot de vereniging wil toetreden, moet een daartoe strekkend internet formulier met bijbehorende ingevulde en ondertekende machtiging voor de automatische incasso van de contributie indienen.. Zij die de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt moeten deze machtiging mede laten ondertekenen door één van de ouders of voogden. Elk kandidaat lid ontvangt bericht per e-mail over zijn toelating of afwijzing. Elk nieuw lid heeft na zijn toelating recht op een exemplaar van de Statuten en van alle reglementen van de vereniging.
2. Betalingsverplichtingen.
De jaarlijkse contributie kan uitsluitend worden voldaan door middel van een automatische incasso die bij het aangaan van het lidmaatschap is afgegeven. Meent men bezwaren te kunnen aanvoeren tegen in rekening gebrachte kosten, dan dient men binnen 14 dagen na afschrijving van het bedrag de penningmeester hierover schriftelijk te benaderen.
3. Toegang website.
Toegang tot het gesloten deel van de website hebben alle gewone leden en hun gezinsleden, de jeugdleden, de ereleden en de begunstigers voor zover hen de toegang niet is ontzegd.
4. Schorsing.
Het bestuur kan een lid wegens wangedrag voor een periode van maximaal een half jaar schorsen en de toegang tot één of meerdere faciliteiten van de vereniging weigeren. Onder wangedrag wordt ondermeer verstaan:
– het in opspraak brengen van de vereniging of de watersport;
– het schaden van de belangen van de vereniging of de watersport;
– het zich niet houden aan het bepaalde in statuten en reglementen en/of de besluiten van het bestuur;
– het zich onwelvoeglijk gedragen.
Indien schorsing van een lid wordt overwogen, wordt dit lid door het bestuur per e-mail of mondeling uitgenodigd om zijn/haar gedrag te verdedigen. Voor minderjarige leden wordt tevens één van de ouders of voogden uitgenodigd.
5. Algemene verplichting.
Alle leden zijn gebonden aan de besluiten, welke door een algemene ledenvergadering zijn genomen, onverschillig of zij al dan niet bij het behandelen van het onderwerp aanwezig zijn geweest. Zij verbinden zich tevens tot de goede uitvoering van deze besluiten mede te werken.
ARTIKEL 3 – HET BESTUUR
1. Bestuursbesluiten.
Het bestuur is het uitvoerende orgaan van de besluiten die door de algemene ledenvergadering worden genomen. Alle beslissingen die het bestuur neemt dienen in overeenstemming met het goedgekeurde beleid te zijn. Het bestuur legt in de algemene ledenvergadering verantwoording af voor zijn werkzaamheden. De algemene ledenvergadering kan bestuursbesluiten ongedaan maken.
Tenminste vijf leden dienen daartoe het betrokken bestuursbesluit ter discussie te doen plaatsen op de agenda van de algemene ledenvergadering conform de in de statuten aangegeven procedure.
2. Leeftijd bestuursleden.
De voorzitter moet tenminste 21 jaar oud zijn, evenals één van de andere bestuursleden. De overige bestuursleden moeten tenminste 18 jaar oud zijn.
3. Bestuursfuncties.
Naast het in de statuten genoemde minimum van drie, kan de algemene ledenvergadering aanvullende bestuursfuncties in het leven roepen. Taakomschrijvingen van alle bestuursfuncties dienen in dit Huishoudelijk Reglement te worden opgenomen.
4. Rooster van aftreden.
Het bestuur heeft het volgende rooster van aftreden:
Jaar N
– voorzitter
– commissaris communicatie & PR
Jaar N+1
– secretaris
– commissaris evenementen & opleiding
Jaar N+2
– penningmeester
5. Verplichting tot overdracht.
Aftredende of van functie ontheven bestuursleden dienen binnen 4 weken alle onder hun berusting zijnde en op hun functie betrekking hebbende bescheiden, materialen, geldmiddelen, enz. aan het zittende bestuur over te dragen. Voor zover het geldmiddelen betreft moet de kascontrolecommissie deze controleren en verslag uitbrengen aan de algemene ledenvergadering.
ARTIKEL 4 – TAAKOMSCHRIJVING BESTUURSLEDEN
1. Taakomschrijving voorzitter
De voorzitter is belast met de leiding van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering en zorgt dat deze verlopen zoals voorgeschreven. Hij vertegenwoordigt de vereniging naar binnen en naar buiten. Hij ziet toe op naleving van de statuten, de reglementen en alle besluiten die de algemene ledenvergadering neemt. Hij zorgt ervoor, dat de vergaderingen genotuleerd worden en tekent de notulen na goedkeuring. Hij ziet toe op het uitschrijven van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen en het opstellen van de agenda’s, voor zover deze niet op andere wijze tot stand komen. De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
2. Taakomschrijving secretaris
De secretaris bewaart het archief en voert de correspondentie van de vereniging. Hij zorgt voor het ter tafel brengen van ingekomen stukken. Hij draagt zorg voor het tijdig ter kennis brengen aan de leden en bestuursleden van de data van vergaderingen en de agenda van deze vergaderingen. Hij notuleert de vergaderingen en zorgt voor de jaaroverzichten ten behoeve van de algemene ledenvergadering. Hij houdt de ledenlijst bij en meldt mutaties in het ledenbestand aan het Watersportverbond. Hij zorgt voor de publicatie van de genomen besluiten in de bestuursvergaderingen. Hij waakt met de voorzitter over de juiste gang van zaken bij vergaderingen en over het naleven van de statuten en reglementen. Hij zorgt voor het opnemen van wijzigingen in en aanvullingen op de reglementen.
3. Taakomschrijving penningmeester
De penningmeester ontvangt alle inkomsten van de vereniging en doet alle betalingen. Hij houdt hiervan een boekhouding bij, die jaarlijks tenminste 2 weken voor de algemene ledenvergadering door de kascontrolecommissie wordt gecontroleerd. De bevindingen van de kascontrolecommissie worden aan de algemene ledenvergadering voorgelegd. Hij stelt de begroting op voor het komende verenigingsjaar, doet financieel verslag van het afgelopen jaar en legt dit voor aan het bestuur. Hij verdedigt na standpuntbepaling van het bestuur één en ander in de algemene ledenvergadering. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van rekeningen voor contributie en andere diensten en/of goederen aan leden en derden verleend. Hij krijgt hiertoe de benodigde gegevens van de secretaris of anderen die hiertoe opdracht gekregen hebben. Hij bepaalt, voor zover deze niet in de algemene ledenvergadering worden bepaald, de in rekening te brengen tarieven eventueel in overleg met de ter zake deskundige andere bestuursleden of derden.
Hij doet uitgaven conform de door de algemene ledenvergadering goedgekeurde begroting en indien noodzakelijk bijzondere uitgaven na goedkeuring door het bestuur, waarna zo spoedig mogelijk verantwoording in de algemene ledenvergadering volgt.
4. Taakomschrijving commissaris evenementen & opleidingen
De commissaris evenementen & opleidingen is verantwoordelijk voor de coördinatie van de umpireopleiding. Hij stelt het opleidingsplan op en draagt zorg voor de opleiding en begeleiding van de cursisten. Hij plant de inzet van opleiders en de beschikbaarheid van opleidingsplekken. Hij onderhoudt het contact met de sector “Opleidingen” van het Watersportverbond. Tevens coördineert de commissaris evenementen & opleidingen de evenementen en draagt hij zorg voor het opstellen van de evenementenkalender. Onder evenementen worden verstaan wedstrijden, trainingen en clinics.
5. Taakomschrijving commissaris communicatie & PR
De commissaris communicatie & PR is verantwoordelijk voor het opstellen en formuleren van het communicatie- en PR beleid. Het adviseren en ondersteunen van bestuur en commissieleden over communicatie met de leden en externen en in overleg verzorgen van informatie aan leden. Het ontwikkelen en bewaken van de huisstijl. De productie/begeleiding van interne- en externe communicatiemiddelen. Het adviseren/ondersteunen van presentatie- en representatiebeleid. Coördineren en uitvoeren van het sponsorbeleid. Onderhouden van perscontacten, passief & actief. Ondersteunen en adviseren in communicatie met de toekomstige leden.
ARTIKEL 5 – COMMISSIES
1. Commissies.
Voor een aantal specifieke werkzaamheden kan het bestuur een commissie benoemen overeenkomstig artikel 14 lid 3 van de statuten.
2. Commissieleden.
Een commissie bestaat uit een voorzitter met tenminste twee leden.
De commissieleden worden door het bestuur benoemd voor de duur van twee jaar en zijn na afloop van deze periode terstond weer benoembaar. Onverminderd de mogelijkheid tot herbenoeming, dient er naar te worden gestreefd de zittingsduur voor commissies te beperken tot in totaal vier jaar. De commissie maakt een rooster van aftreden.
Het lidmaatschap van een commissie eindigt voorts:
– door overlijden;
– wanneer het desbetreffende lid van een overlegorgaan ophoudt lid te zijn van de vereniging
– door bedanken.
Men kan tegelijkertijd lid zijn van maximaal twee commissies.
3. Taak commissies.
De taken voor iedere commissie worden vastgelegd in een taakomschrijving die wordt vastgesteld door het bestuur.
De commissies hebben een dubbele functie. Enerzijds zijn ze adviesorgaan van het bestuur, anderzijds hebben ze een uitvoerende taak nadat het beleid door het bestuur is vastgesteld.
4. Besluitvorming.
Besluitvorming in de commissie heeft plaats door primair te streven naar consensus, eventueel zo nodig door stemmen. Een besluit is rechtsgeldig bij gewone meerderheid van stemmen.
Een commissie is gehouden zo spoedig mogelijk nadat een standpunt is ingenomen of een advies gereed, dit ter kennisneming aan het bestuur te doen toekomen. Daarnaast stelt zij terstond na iedere vergadering, de notulen daarvan aan het bestuur ter beschikking
ARTIKEL 6 – FINANCIËN
1. Kascontrolecommissie.
Door de algemene ledenvergadering wordt een kascontrolecommissie benoemd, in overeenstemming met artikel 15 lid 4 van de statuten, voor de tijd van een jaar. Zij bestaat uit tenminste twee meerderjarige leden alsmede een reservelid, die geen bestuurslid zijn. Elk jaar treedt het langst zittende lid af. Het reservelid wordt dan lid in volle rechte. De algemene ledenvergadering kiest een nieuw reservelid. De kascontrole en de controle op de boeken wordt eenmaal per jaar gehouden voor de jaarvergadering. De balans en andere financiële stukken die de algemene ledenvergadering worden aangeboden, dienen beoordeeld te zijn door de kascontrolecommissie.
2. Jaarlijkse bijdragen.
Op voorstel van het bestuur wordt door de algemene ledenvergadering de contributie voor het komende kalenderjaar vastgesteld. Het betreft hier de contributies voor:
– leden die per 1 juli de eenentwintigjarige leeftijd hebben bereikt
̵#8211; leden die per 1 juli jonger zijn dan eenentwintig jaar
3. Licentiekosten.
Op voorstel van het bestuur wordt door de algemene ledenvergadering de kosten voor een evenementlicentie voor het komende kalenderjaar vastgesteld. Het betreft hier de kosten voor een evenementlicentie voor:
– aanvragers van een evenementlicentie van eenentwintig jaar en ouder
– aanvragers jonger dan eenentwintig jaar
4. Reiskostenvergoeding
Indien met het bestuur een reiskostenvergoeding wordt overeengekomen voor diensten die voor of namens de vereniging worden verricht, gelden hiervoor de volgende tarieven:
– Reiskosten per auto: € 0,19/km
– Reiskosten per auto met trailer: € 0,26/km
– Kosten openbaar vervoer: op basis 2e klas vervoer.
ARTIKEL 7 – VERENIGINGSTEAM
1. Teamcaptain.
Bij vertegenwoordiging van de vereniging door een team tijdens een evenement wordt de teamcaptain van dit team aangewezen door het bestuur. De teamcaptain is verantwoordelijk voor het samenstellen van het team.
ARTIKEL 8 – SLOTBEPALINGEN
1. Aansprakelijkheid.
Het bestuur van de vereniging is niet aansprakelijk voor schade en letsel, hoe dan ook ontstaan en/of toegebracht, aan personen of goederen van derden.
2. Adreswijzigingen.
Bij verandering van adres moeten de leden dit schriftelijk aan de secretaris melden. Bij in gebreke blijven hiervan zijn alle eventuele gevolgen hiervan, ook financiële, voor rekening van het betreffende lid.
3. Klachten.
Leden die klachten wensen in te dienen, kunnen zich schriftelijk tot de secretaris wenden. Deze is verplicht de klachten op de eerstvolgende bestuursvergadering in behandeling te brengen. Het resultaat wordt de betrokkene medegedeeld.
4. Geschillen.
Indien een artikel in dit huishoudelijk reglement voor verschillende uitleg vatbaar is, beslist het bestuur. In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
5. Wijziging huishoudelijk reglement.
Besluiten tot wijziging van dit huishoudelijk reglement kunnen slechts worden genomen in de algemene ledenvergadering, met een gewone meerderheid van stemmen.